पहले क्या ऑटोमेट करें (और क्या छोड़ दें)

ऑटोमेशन को समय वापस दिलाने का तरीका बताकर बेचा जाता है, और यह हो भी सकता है — पर ज़्यादातर टीमें इसे गलत क्रम में पकड़ती हैं। वे चमकदार चीज़ ऑटोमेट करती हैं, या वह जिसे कोई टूल आसान बना देता है, और एक ऐसी प्रक्रिया का तेज़ संस्करण पा लेती हैं जिसे तेज़ करना कभी सार्थक था ही नहीं। हुनर टूल्स को जोड़ना नहीं है; क्या जोड़ना है और किस क्रम में, यह चुनना है। मैं इसे ऐसे सोचता हूँ।

वे फ़ैसले ऑटोमेट करें जो आप पहले ही ले चुके हैं

ऑटोमेशन के सबसे अच्छे उम्मीदवार वे काम हैं जहाँ फ़ैसला पहले से तय है और सिर्फ़ अमल दोहराता है। "जब कोई फ़ॉर्म सबमिट हो, तो लीड को CRM में जोड़ो और वेलकम ईमेल भेजो" एक फ़ैसला है जो आप एक बार लेते हैं और फिर हज़ार बार दोहराते हैं। कोई भी चीज़ जिसमें हर बार नया निर्णय चाहिए — किसी ग़ैर-मानक सौदे की कीमत तय करना, नाराज़ ग्राहक को संभालना, रणनीति तय करना — खराब फ़िट है। दोहराव को ऑटोमेट करें, सोच को नहीं।

कामों को समय × आवृत्ति × रुकावट से रैंक करें

हर दोहराव वाला काम ऑटोमेट करने लायक नहीं। एक काम जो आप तिमाही में एक बार करते हैं, शायद ही ऑटोमेशन बनाने और बनाए रखने की मेहनत वापस देता है। अपने उम्मीदवारों को तीन चीज़ों पर स्कोर करें और ऊपर से शुरू करें:

तीनों में ऊँचा? पहले उसे ऑटोमेट करें। तीनों में कम? छोड़ दें — आपका ध्यान कहीं और बेहतर लगेगा।

ऑटोमेट करने से पहले प्रक्रिया ठीक करें

एक टूटी प्रक्रिया को ऑटोमेट करना बस आपको गलत होने का एक तेज़, ज़्यादा आश्वस्त तरीका देता है। अगर चरण अस्पष्ट हैं, डेटा गड़बड़ है, या कोई इस पर सहमत नहीं कि किसका क्या ज़िम्मा है, तो कोई टूल आपको नहीं बचाएगा। वर्कफ़्लो को मैप करें जैसा वह आज सचमुच चलता है, उन चरणों को काटें जो आदत से मौजूद हैं, और तभी तय करें कि किसी मशीन को क्या सौंपें। पहले सरल बनाएँ, ऑटोमेट बाद में।

जोड़ों से शुरू करें

सबसे ऊँचे-लीवरेज वाले ऑटोमेशन आमतौर पर हैंड-ऑफ़ पर रहते हैं — जहाँ काम दो टूल या दो लोगों के बीच जाता है। वहीं चीज़ें फिर से टाइप होती हैं, गिरती हैं, या देर होती हैं। अपने फ़ॉर्म को CRM से, CRM को ईमेल से, इनवॉइसिंग को अकाउंटिंग से जोड़ना: हर एक एक मैनुअल कॉपी-पेस्ट और भूलने का एक मौका हटा देता है। अपनी प्रक्रिया के जोड़ खोजें और पहले उन्हें सिलें।

क्या छोड़ दें

क्या नहीं ऑटोमेट करना यह जानना आधा अनुशासन है। इन्हें लोगों पर छोड़ें:

किसी मुख्य साझेदार को एक गर्मजोशी भरा नोट, एक मुश्किल बातचीत, वह स्वागत जो किसी नए क्लाइंट के लिए माहौल तय करता है — यहीं इंसानी स्पर्श ही मूल्य है। इन्हें ऑटोमेट करना समय बचाने से ज़्यादा चुपचाप उस चीज़ को मिटा देता है जिसने रिश्ते को काम करने लायक बनाया।

जहाँ मायने रखे वहाँ एक इंसान को लूप में रखें

पूर्ण ऑटोमेशन ही एकमात्र लक्ष्य नहीं — और अक्सर होना भी नहीं चाहिए। किसी भी ग्राहक-सामने या ऊँचे-दाँव वाली चीज़ के लिए, समझदारी की चाल है तैयारी को ऑटोमेट करना और भेजना किसी व्यक्ति पर छोड़ना: जवाब का मसौदा बनाएँ, डेटा सामने लाएँ, कार्रवाई को क़तार में लगाएँ, फिर किसी को एक नज़र डालकर मंज़ूरी देने दें। आपको ज़्यादातर गति मिलती है बिना अपनी साख को उस नियम के हवाले किए जो आपने मंगलवार दोपहर 2 बजे लिखा था।