ज्यादातर ऑपरेशंस स्टैक जोड़ने से बढ़ते हैं। एक टूल असली समस्या हल करता है, कोई उसे जोड़ देता है, और वह हमेशा के लिए रह जाता है, चाहे जो समस्या उसने हल की थी वह अब भी आपकी समस्या हो या न हो। कोई भी वह मीटिंग शेड्यूल नहीं करता जहां एक टूल हटाया जाता है। नतीजा, दो-तीन साल बाद, एक ऐसा स्टैक है जिसे कोई पूरी तरह नहीं समझता, एक मासिक बिल जिसे किसी ने लाइन-बाय-लाइन ऑडिट नहीं किया, और एक टीम जो चुपचाप तीन ऐसे टूल्स के आसपास काम कर रही है जो सब एक ही काम करने का दावा करते हैं।
स्टैक सिर्फ क्यों बढ़ते हैं
एक टूल जोड़ना एक तुरंत, दिखने वाली समस्या हल करता है: कोई अटका हुआ है, एक मैनेजर सब्सक्रिप्शन अप्रूव करता है, रुकावट एक हफ्ते में खत्म। एक टूल हटाना एक फैला हुआ, न दिखने वाली समस्या हल करता है: हल्की रिडंडेंसी, थोड़ा बर्बाद खर्च, कुछ cognitive overhead जिसकी किसी ने इतनी जोर से शिकायत नहीं की कि उसे ठीक किया जाए। इस तुलना को देखते हुए, जोड़ना हमेशा जीतता है, इसलिए नहीं कि कोई लापरवाह है, बल्कि इसलिए कि जोड़ने का case उस पल में घटाने के case से हमेशा मजबूत होता है।
ऑडिट असल में क्या चेक करता है
कौन लॉगिन करता है, और कितनी बार
असली usage data निकालें, यह नहीं कि किसे seat दी गई। 20 licenses और 4 साप्ताहिक active users वाला टूल वह टूल नहीं है जिस पर टीम निर्भर करती है, यह वह टूल है जिसे तीन लोगों ने एक बार आजमाया और एक व्यक्ति अभी भी इस्तेमाल करता है।
यह क्या करता है जो स्टैक में कुछ और नहीं करता
हर टूल को उस काम से मैप करें जो वह करता है। जब दो टूल एक ही काम से मैप होते हैं, वह डिज़ाइन से रिडंडेंसी नहीं है, आमतौर पर यह दो अलग-अलग hires या दो अलग-अलग पुश हैं जो एक ही समस्या हल कर रहे हैं बिना यह जाने कि दूसरा टूल पहले से मौजूद है।
अगर यह कल गायब हो जाए तो क्या टूटेगा
कुछ टूल चुपचाप load-bearing होते हैं भले ही उनका login count कम हो, जैसे एक reporting टूल जो एक dashboard को फीड करता है जिसे leadership टीम असल में पढ़ती है। असली निर्भरता टेस्ट करें, सिर्फ activity नहीं।
इसकी लागत उसके मुकाबले जो इसने रिप्लेस किया
समय बचाने के लिए खरीदा गया टूल उस समय के मुकाबले मापा जाना चाहिए जो यह असल में बचाता है, उस समय के मुकाबले नहीं जो बेचते वक्त बताया गया था। अगर कोई यह नहीं बता सकता कि क्या तेज़ हुआ या किसने किसी व्यक्ति की जरूरत खत्म की, तो यही संकेत है कि खरीद के बाद ROI का case कभी टेस्ट ही नहीं हुआ।
कब टूल जोड़ना गलत समाधान है
जब कुछ धीमा या अस्त-व्यस्त हो तो instinct यही होता है कि उसे ठीक करने वाला टूल ढूंढा जाए। कभी-कभी असली समस्या किसी भी टूल से पहले होती है: एक अच्छे सिस्टम को फीड होता खराब डेटा, एक प्रोसेस जिसे कोई लगातार फॉलो नहीं करता, या एक handoff जिसका कोई साफ owner नहीं। उसके ऊपर एक टूल खरीदना असली वजह ठीक नहीं करता, यह एक ऐसी समस्या पर सब्सक्रिप्शन जोड़ देता है जो कभी टूलिंग के बारे में थी ही नहीं। यह वही जाल है जो आपकी ऑपरेशंस टूटी होने के संकेत में कवर हुआ है, heroics और गिरी हुई balls आमतौर पर ownership और process तक वापस जाती हैं, किसी गायब सॉफ्टवेयर तक नहीं।
ऑडिट को आदत बनाएं, एक बार की सफाई नहीं
एक बार का stack audit अच्छा लगता है और जमा हुई रिडंडेंसी का backlog ठीक करता है, लेकिन स्टैक फिर से बढ़ना शुरू हो जाता है जैसे ही यह खत्म होता है जब तक रिव्यू आदत न बन जाए। इसे उसी cadence पर रखें जिस तरह का साप्ताहिक ऑप्स रिव्यू पहले से पूछता है कि असल में क्या काम कर रहा है, बस कम बार, तिमाही आमतौर पर काफी है।
हर टूल तीन सवालों का जवाब देता है: कौन इसे इस्तेमाल करता है, इसके बिना क्या टूटेगा, और यह उसके मुकाबले क्या खर्च करता है जो यह बचाता है। जो टूल तीनों का जवाब नहीं दे सकता उसे अपने आप नहीं हटाया जाता, लेकिन वह auto-renewal के एक और साल की बजाय असली बातचीत का हकदार है।
FAQ
ऑप्स स्टैक ऑडिट में असल में क्या चेक होना चाहिए?
हर टूल के लिए चार चीज़ें: कौन असल में लॉगिन करता है और कितनी बार (असली usage, दी गई seats नहीं), यह क्या करता है जो स्टैक में कुछ और नहीं करता, अगर यह कल गायब हो जाए तो क्या टूटेगा, और यह उसके मुकाबले क्या खर्च करता है जो यह असल में बचाता हुआ मापा गया।
ऑप्स स्टैक सिर्फ क्यों बढ़ते हैं और शायद ही कभी घटाए जाते हैं?
एक टूल जोड़ना एक दिखने वाली, तुरंत समस्या हल करता है, इसलिए इसे अप्रूव करना आसान है। एक हटाना एक फैली हुई, न दिखने वाली समस्या हल करता है, इसलिए शायद ही कभी कोई पल ऐसा आता है जो बातचीत को मजबूर करे।
नया टूल खरीदना कब गलत समाधान है?
जब असली समस्या किसी भी टूल से पहले हो, जैसे खराब डेटा, टूटा हुआ प्रोसेस, या बिना owner का handoff। उसके ऊपर नई सब्सक्रिप्शन असली वजह ठीक नहीं करती।
स्टैक ऑडिट कितनी बार करना चाहिए?
तिमाही आमतौर पर काफी है। एक बार की सफाई मौजूदा backlog ठीक करती है, लेकिन स्टैक तुरंत फिर से बढ़ना शुरू हो जाता है जब तक रिव्यू आदत न बन जाए।
ऑप्स स्टैक जोड़ने से बढ़ते हैं क्योंकि टूल जोड़ना एक दिखने वाली समस्या हल करता है जबकि हटाना एक फैली हुई, न दिखने वाली समस्या हल करता है, इसलिए घटाना लगभग कभी अपने आप नहीं होता। एक असली ऑडिट असली usage, मौजूदा टूल्स के साथ overlap, असली dependency, और measured value के मुकाबले cost चेक करता है, pitch नहीं। कभी-कभी समाधान नया टूल नहीं होता, यह उसके ऊपर का process या ownership होता है। ऑडिट तिमाही चलाएं, एक बार नहीं, वरना स्टैक चुपचाप वापस बढ़ जाता है।
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पक्का नहीं कि आपके स्टैक में कौन सा टूल अपनी सब्सक्रिप्शन कमा रहा है?
मैं टीमों को उनके जमा किए टूल्स ऑडिट करने, जो रिडंडेंट है उसे काटने, और उन process gaps को ठीक करने में मदद करता हूं जिन्हें कोई नया टूल हल नहीं करेगा। देखें मैं कैसे काम करता हूं।
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