"हमें ऑटोमेशन पर कितना खर्च करना चाहिए?" मुझसे पूछा जाने वाला सबसे आम सवालों में से एक है, और यह लगभग हमेशा गलत सवाल होता है। कोई सही डॉलर का नंबर नहीं है, रेवेन्यू का कोई प्रतिशत नहीं है, कोई बेंचमार्क नहीं है जो आपको बताए कि आपके साइज़ के बिज़नेस को ऑटोमेशन पर X खर्च करना चाहिए। ऑटोमेशन खर्च एक बजट लाइन नहीं है जिसे आप पहले से सेट करते हैं: यह एक रिटर्न है जिसे आप एक बार में एक टास्क के हिसाब से जस्टिफाई करते हैं। इस फ्रेमिंग को सही करें और नंबर खुद जवाब दे देता है।
"कितना" पूछना बंद करें और "किसके लिए" पूछना शुरू करें
एक बजट-पहले वाली मानसिकता ("इस साल ऑटोमेशन के लिए 5% अलॉट करते हैं") पैसा खर्च करने की तरफ ले जाती है चाहे ऑटोमेट करने लायक कुछ हो या न हो, फिर एक जस्टिफिकेशन को रिवर्स-इंजीनियर करने की तरफ। यही वह तरीका है जिससे टीमें ऐसे महंगे टूल्स के साथ खत्म होती हैं जिन्हें कोई इस्तेमाल नहीं करता।
इसे पलटें। किसी भी दी गई ऑटोमेशन पर सही खर्च कुछ भी है जो मैन्युअल वर्ज़न की कीमत से आराम से कम हो: समय में, गलतियों में, दरारों से गिरने वाली चीज़ों में। ऑटोमेशन एक ट्रेड है: आप एक बार पैसा देते हैं (बनाना और मेंटेनेंस) ताकि हमेशा के लिए समय देना बंद कर दें। तो असली सवाल कभी "हमें कितना खर्च करना चाहिए" नहीं होता, यह होता है "यह टास्क हमें क्या कीमत दे रहा है, और क्या वह फिक्स से ज़्यादा है?" जो असल में पहले क्या ऑटोमेट करें का एक शार्पर वर्ज़न है।
वह नंबर जो असल में बजट तय करता है
किसी भी खर्च को जस्टिफाई करने से पहले, आपको हर कैंडिडेट टास्क के लिए एक ईमानदार आंकड़ा चाहिए: उसकी पूरी तरह से लोडेड लागत। यह एक स्टॉपवॉच पर मिनटों से ज़्यादा है। इन्हें जोड़ें:
समय × फ्रीक्वेंसी × उस समय की कीमत
किसी ऐसे व्यक्ति के द्वारा रोज़ किया गया 20 मिनट का टास्क जिसका घंटा असली रकम का है, एक गंभीर सालाना नंबर तक जुड़ जाता है। इसे गुणा करें, सालाना आंकड़ा वह है जिसकी आप असल में तुलना कर रहे हैं, 20 मिनट नहीं।
गलत करने की कीमत
मैन्युअल, दोहराव वाला काम चुपचाप फेल होता है: एक छूटा फॉलो-अप, एक गलत टाइप किया नंबर, एक इनवॉइस जो कभी नहीं गया। उन गलतियों की कीमत तय करें, क्योंकि ऑटोमेशन चुपचाप उनमें से ज़्यादातर हटा देता है।
ऑपर्च्युनिटी कॉस्ट
सबसे महंगा हिस्सा टास्क नहीं है: यह वह है जो आपके सबसे अच्छे लोग नहीं कर रहे क्योंकि वे इसमें फंसे हैं। असली काम के लिए वापस पाया गया एक घंटा बचाए गए घंटे से कहीं ज़्यादा वर्थ है।
इन्हें जोड़ें और आपको टास्क को मैन्युअल छोड़ने की सालाना कीमत मिलती है। वह नंबर (एक बजट प्रतिशत नहीं) आपकी खर्च की छत है।
पेबैक रूल
यहां वह सिंपल टेस्ट है जो मैं इस्तेमाल करता हूं: एक ऑटोमेशन बनाने लायक है अगर यह कुछ महीनों में खुद के लिए भुगतान कर देता है, और उसके बाद भी भुगतान करता रहता है। मैन्युअल टास्क की पूरी तरह लोडेड सालाना कीमत लें, इसे इसे ऑटोमेट करने की ऑल-इन कीमत से तुलना करें (टूल्स, बनाने का समय, और वह चल रहा मेंटेनेंस जिसे सब भूल जाते हैं) और देखें कि सेविंग्स कितनी जल्दी निवेश को क्लियर करती हैं।
तेज़, स्पष्ट पेबैक (हफ्तों से एक-दो महीने): इसे अभी करें। पेबैक साल में मापा जाता है, या यह इस पर निर्भर करता है कि प्रोसेस कभी न बदले: इसे छोड़ दें। ज़्यादातर टीमें उस समीकरण के दूसरे आधे को बुरी तरह कम आंकती हैं, एक बार बन जाने पर ऑटोमेशन फ्री नहीं है। यह तब टूटता है जब कोई टूल अपडेट होता है, जब कोई प्रोसेस बदलता है, जब कोई एज केस दिखता है। अगर मेंटेनेंस उससे ज़्यादा ध्यान मांगेगा जितना टास्क ने कभी मांगा, तो "ऑटोमेशन" एक बेहतर नाम वाली देनदारी है।
सस्ता महंगा विकल्प क्यों हो सकता है
जितना हो सके कम खर्च करने की इच्छा अक्सर सबसे ज़्यादा कीमत चुकाती है। एक भंगुर, जुगाड़ से जुड़ा ऑटोमेशन जो शुरुआत में कुछ डॉलर बचाता है लेकिन हर कुछ हफ्तों में चुपचाप फेल होता है (गलत ईमेल भेजना, एक रिकॉर्ड गिराना, एक रिपोर्ट को करप्ट करना) सफाई और खोए हुए भरोसे में उससे कहीं ज़्यादा कीमत ले सकता है जितनी टास्क को हाथ से करना कभी लेता।
इसे भरोसेमंद बनाने के लिए काफी खर्च करें, क्योंकि एक ऐसा ऑटोमेशन जिस पर आप भरोसा नहीं कर सकते, बिना किसी ऑटोमेशन से बुरा है, अब आपके पास टूल की कीमत और मैन्युअल डबल-चेकिंग दोनों हैं। यह अच्छी ऑपरेशंस के पीछे वाला वही सिद्धांत है: लक्ष्य सबसे सस्ता प्रोसेस नहीं है: यह वह है जो बिना किसी के ऊपर मंडराए अनुमानित रूप से चलता है।
पैसा सबसे ज़्यादा कहां काम आता है
अगर आप प्रति डॉलर सबसे ज़्यादा रिटर्न चाहते हैं, तो ऑटोमेशन खर्च को उन टास्क्स पर लक्षित करें जो हाई-फ्रीक्वेंसी, रूल-बेस्ड, और सीधे रेवेन्यू या रिस्क से जुड़ी हैं, आपके पाइपलाइन और डिलीवरी की दोहराव वाली मशीनरी। एक लीड-जनरेशन सिस्टम के अंदर फॉलो-अप्स और हैंडऑफ्स को ऑटोमेट करना हर हफ्ते कंपाउंड होता है; साल में दो बार पढ़ी जाने वाली एक रिपोर्ट को ऑटोमेट करना नहीं होता। वहां खर्च करें जहां टास्क दोहराता है और दांव असली हैं। बाकी हर जगह, एक इंसान और एक चेकलिस्ट अक्सर सस्ता, स्मार्टर जवाब है।
ऑटोमेशन पर कितना खर्च करना है इसका कोई बेंचमार्क नहीं है, सिर्फ एक रिटर्न है जिसे जस्टिफाई करना है। हर मैन्युअल टास्क की पूरी तरह लोडेड कीमत तय करें, यह आपको जितना खर्च कर रहा है उससे ज़्यादा नहीं (उससे कम) खर्च करें, और सिर्फ वही चीज़ें बनाएं जो महीनों में भुगतान करें और उसके बाद भरोसेमंद रहें। महंगे, दोहराव वाले, रेवेन्यू से जुड़े काम को ऑटोमेट करें; बाकी को एक इंसान और एक चेकलिस्ट पर छोड़ दें।
FAQ
एक बिज़नेस को ऑटोमेशन पर कितना खर्च करना चाहिए?
रेवेन्यू का कोई बेंचमार्क प्रतिशत नहीं है। किसी भी ऑटोमेशन पर सही खर्च कुछ भी है जो आराम से उससे कम हो जो मैनुअल वर्ज़न आपको समय, गलतियों और दरारों से गिरने वाली चीज़ों में लगाता है, एक बार में एक टास्क को जस्टिफाई करते हुए।
आप एक मैनुअल टास्क की असली लागत कैसे कैलकुलेट करते हैं?
समय को फ्रीक्वेंसी से गुणा करें और उस समय की लागत से गुणा करें, गलत होने की लागत (छूटे हुए फॉलो-अप्स, गलतियां), और अवसर लागत जो आपके सबसे अच्छे लोग इसमें फंसे रहते हुए नहीं कर रहे हैं। वह सालाना कुल आपकी खर्च की छत है।
ऑटोमेशन खर्च के लिए पेबैक नियम क्या है?
एक ऑटोमेशन बनाने लायक है अगर यह कुछ महीनों के अंदर अपने लिए भुगतान करता है और बाद में भी भुगतान करता रहता है। अगर पेबैक सालों में मापा जाता है, या इस पर निर्भर करता है कि प्रोसेस कभी नहीं बदलेगी, तो इसे छोड़ दें, क्योंकि मेंटेनेंस लागतों को कम आंकना आसान है।
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पक्का नहीं कि क्या ऑटोमेट करने लायक है?
मैं फाउंडर्स और टीमों को ऐसा ऑटोमेशन ढूंढने में मदद करता हूं जो असल में खुद के लिए भुगतान करता है (और उन महंगे टूल्स को छोड़ने में मदद करता हूं जो नहीं करते), देखें मैं कैसे काम करता हूं।
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